#⚙️ Firmeneinstellungen

In den Firmeneinstellungen konfigurierst du alle wichtigen Daten deines Unternehmens. Diese Informationen werden für Dokumente, E-Mails und das Endkunden-Bestellsystem verwendet.

#🎯 Übersicht

Die Firmeneinstellungen umfassen:

• Stammdaten - Firmenname, Adresse, Kontaktdaten
• Steuerdaten - Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Corporate Design - Farben und Logo
• Dokumenteinstellungen - Briefbogen für PDFs
• Shop- und Lagerlogik - Versandkosten, Verfügbarkeit und Verhalten bei fehlendem Bestand

#🚚 Versandkosten einrichten

In den Firmeneinstellungen legst du fest, wie Versandkosten für Bestellungen berechnet und auf den Dokumenten angezeigt werden.

#Wo stelle ich Versandkosten ein?

Du findest die Einstellungen im Manager unter:

Navigation → Dein Betrieb → Firmenkonfiguration

Dort bearbeitest du den Bereich für Checkout-/Shop-Einstellungen mit den Versandkostenfeldern.

#Schritt für Schritt: Versandkosten einrichten

So richtest du Versandkosten als Mitarbeiter:in ein:

1. Lieferkosten aktivieren – Schalte den Toggle „Lieferkosten aktiv” ein. Wenn aus: Es werden keine Lieferkosten berechnet.
2. Erfüllungsart wählen – Entscheide, ob du Lieferung und/oder Abholung anbietest:
   • Lieferung anbieten: Kunde kann Lieferung wählen, dann werden Lieferkosten berechnet.
   • Abholung anbieten: Kunde kann selbst abholen, normalerweise fallen keine Lieferkosten an.
3. Standard-Lieferart einstellen – Wähle aus dem Dropdown, was im Checkout vorausgewählt ist: Lieferung oder Abholung.
4. Preisbasis wählen – Entscheide, ob du mit Netto oder festem Brutto arbeitest:
   • net: Netto ist dein führendes Eingabefeld.
   • gross_fixed: Brutto ist dein führendes Eingabefeld.
5. Standardpreis eingeben – Je nach Preisbasis pflegst du den führenden Betrag.
6. Optional: Kostenlos-ab Schwelle – Dieser Wert ist betriebsabhängig und nur wirksam, wenn die entsprechende Konfiguration in deinem Betrieb aktiviert ist. Freilassen = keine Schwelle.
7. Lieferkosten-Bezeichnung – Dieser Text wird dem Kunden im Checkout angezeigt (z. B. „Standardlieferung”).
8. Charge-Typ, ReasonCode und Steuerkategorie wählen – Siehe unten: „Dropdown-Felder verstehen”.
9. Speichern nicht vergessen!

#Preisbasis net oder gross_fixed einfach erklärt

Die Preisbasis sorgt dafür, dass es nur ein führendes Feld gibt. So vermeidest du widersprüchliche Eingaben.

Preisbasis	Führendes Feld	Zweites Feld
net	Standardpreis Netto (editierbar)	Brutto wird nur informativ angezeigt
gross_fixed	Standardpreis Brutto (editierbar, Pflicht)	Netto wird nur informativ angezeigt

Was passiert wenn …?

• … du gross_fixed wählst, aber kein Brutto einträgst? Speichern wird blockiert und du bekommst einen klaren Hinweis.
• … du den Modus wechselst? Das jeweils andere Feld wird automatisch zum Infofeld (read-only).
• … alte Daten ohne Modus vorhanden sind? Das System startet sicher mit net, damit du direkt weiterarbeiten kannst.

#Dropdown-Felder verstehen

Die drei wichtigsten Dropdowns steuern, wie Versandkosten auf Belegen erscheinen. Du kannst immer nur aus der Liste wählen – kein Freitext.

#Charge-Typ (Kostenart)

Wähle aus, um welche Art von Kosten es sich handelt:

Auswahl	Erklärung
Lieferkosten (shipping)	Versandkosten für die Lieferung zum Kunden – das ist die Standardauswahl
Abholung (pickup)	Kunde holt selbst ab – normalerweise ohne Lieferkosten

#Grundcode (ReasonCode)

Warum werden diese Kosten berechnet? Wähle den passenden Grund:

Auswahl	Erklärung	Typischer Anwendungsfall
Normale Lieferkosten (FC)	Reguläre Frachtkosten für Standardversand	Standard-Lieferung
Schnelllieferung/Express (AA)	Express- oder Schnelllieferung mit Aufpreis	Eilbestellungen
Haustürlieferung (HD)	Zustellung bis an die Haustür/Adresse	Sperrige Ware, Möbel
Insel-/Randgebietszuschlag (DI)	Zuschlag für Insel- oder Randgebietslieferung	Watteninseln, Umland
Verpackungs-/Kühlpauschale (CP)	Verpackungs- oder Kühlpauschale für sicheren Versand	Lebensmittel, Kühlware
Lieferkosten erlassen (FR)	Lieferkosten erlassen (Kulanz/Frei-Haus)	Stammkunden, Gutschreiben

Eine ausführliche Übersicht der Codes findest du hier: Versandkosten-ReasonCodes.

#Steuerkategorie

Welcher Steuersatz gilt für die Lieferkosten?

Auswahl	Erklärung	Steuersatz
Regulärer Steuersatz (S)	Der normale Steuersatz	19 %
Ermäßigter Steuersatz (AA)	Der ermäßigte Steuersatz	7 %
Steuerfrei (Z)	Keine Steuer, nur in Sonderfällen	0 %

#Was sind Versandkosten-Charges?

Versandkosten werden als eigene Versandkosten-Zeile gespeichert und nicht als Produkt.

• Bessere Übersicht – Produkte und Versand sind getrennt sichtbar
• Korrekte Steuern – Versand hat eigene Steuerangaben
• Saubere E-Rechnung – Versand wird korrekt als Zuschlag übernommen
• Nachvollziehbar – Der Grund wird über einen Grundcode (ReasonCode) dokumentiert

#Wirkung im Checkout

Im Checkout sieht der Kunde Versand als eigene Zeile in der Zusammenfassung.

• Automatisch berechnet – Das System wählt die passende Regel
• Standard als Fallback – Wenn nichts Spezielles passt, wird die Standard-Versandart verwendet
• Richtige Gesamtsumme – Warenwert plus Versandkosten
• Klar für Kunden – Versand ist sichtbar, aber kein Produktartikel

#Der Checkout-Ablauf: Wann ist der Preis verbindlich?

Bevor ein Kunde eine Bestellung abschließt, durchläuft der Checkout drei Schritte:

1. „Lieferkosten werden berechnet…” – Das System berechnet die Kosten serverseitig. Der Bestell-Button ist noch gesperrt.
2. Lieferkosten und Endbetrag sichtbar – Sobald die Berechnung fertig ist, werden Lieferkosten und Gesamtbetrag klar angezeigt.
3. Erst jetzt wird der Bestell-Button aktiv – Der Kunde sieht den verbindlichen Endbetrag, bevor er „Zahlungspflichtig bestellen” klickt.

#Experteneinstellungen für den Shop

Im Tab Experte pflegst du technische Schutzwerte für öffentliche Formulare. Dazu gehören Mindestzeit, Challenge-Laufzeit, Honeypot-Feldname, maximale Versuche und Zeitfenster.

Ändere diese Werte nur, wenn du den gewünschten Effekt kennst. Zu strenge Werte können echte Kunden beim Checkout oder Kontaktformular blockieren; zu lockere Werte erhöhen das Spamrisiko.

#Steuern und E-Rechnung

Die Versandkostenzeile enthält eigene Steuerdaten und wird korrekt in die E-Rechnung übernommen.

• BG-21-Zuschlag – Versand wird als Zuschlag ausgewiesen
• Steuerpflichtige Angaben – Steuerkategorie und Steuersatz müssen passen
• Grundcode erforderlich – ReasonCode ist Pflicht
• Optionaler Freitext – Ein Grund (Freitext) kann bei Bedarf ergänzt werden

#📦 Lager und Shop-Verfügbarkeit einrichten

Wenn du das Lagersystem nutzt, steuerst du in der Firmenkonfiguration, ob Shop-Bestände aus dem Lager berechnet werden.

#Lagersystem für den Shop aktivieren

1. Öffne Dein Betrieb → Firmenkonfiguration.
2. Aktiviere Lagersystem verwenden oder Lager für Shop aktiv.
3. Speichere die Änderung.
4. Prüfe in der Lagerverwaltung, welche Lagerorte als Bestand für Shop markiert sind.

Nur markierte Lagerorte zählen für die Shop-Verfügbarkeit. Kunden sehen dabei keine Lagerorte, sondern nur die daraus abgeleitete Verfügbarkeit oder Lieferzeit.

#Zentrale Regel bei fehlendem Bestand

Wenn Lager aktiv ist und kein Shop-Bestand verfügbar ist, greift zuerst eine Produktregel. Wenn am Produkt keine eigene Regel gesetzt ist, nutzt EiLiSe die zentrale Regel aus der Firmenkonfiguration.

Einstellung	Wirkung im Shop
Lieferzeit verlängern	Produkt bleibt bestellbar, die Liefer-/Abholzeit wird um die eingestellten Tage erhöht
Derzeit nicht verfügbar	Produkt wird als derzeit nicht verfügbar angezeigt

#Offset-Tage

Bei Lieferzeit verlängern gibst du an, um wie viele Tage die normale Liefer- oder Abholzeit erhöht werden soll.

Beispiel: Normale Lieferzeit 3 Tage, Offset 5 Tage → Anzeige im Shop ungefähr 8 Tage.

#📍 Zugriff

Die Firmeneinstellungen findest du unter:

Navigation → Dein Betrieb → Firmenkonfiguration

#🏢 Stammdaten

#Basisinformationen

Hier trägst du die grundlegenden Informationen deines Unternehmens ein:

Feld	Beschreibung	Beispiel
Firmenname	Offizieller Name deines Unternehmens	Biohof Müller GmbH
Inhaber	Name des Inhabers oder Geschäftsführers	Max Müller
Straße & Hausnummer	Straße und Nummer der Firmenanschrift	Dorfstraße 15
Postleitzahl	PLZ der Firmenanschrift	12345
Ort	Ort der Firmenanschrift	Musterdorf
Telefon	Geschäftliche Telefonnummer	+49 123 456789
E-Mail	Offizielle E-Mail-Adresse	info@biohof-mueller.de
Website	Internetadresse (optional)	www.biohof-mueller.de

#Speichern

Nachdem du Änderungen vorgenommen hast:

1. Klicke auf den Speichern-Button am unteren Rand
2. Die Änderungen werden sofort übernommen

#💰 Steuerdaten

#Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Die USt-IdNr. ist wichtig für:

• Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland
• Steuerlich korrekte Dokumente
• Professionelles Auftreten

Format: DE + 9-stellige Nummer (z.B. DE123456789)

#Eingabe

1. Trage die USt-IdNr. im entsprechenden Feld ein
2. Achte auf das korrekte Format (DE gefolgt von 9 Ziffern)
3. Speichere die Änderungen

#🎨 Corporate Design

#Primärfarbe (Primary Color)

Die Primärfarbe wird für folgende Elemente verwendet:

• E-Mail-Benachrichtigungen - Buttons und Überschriften
• PDF-Dokumente - Überschriften und Akzente
• Endkunden-Bestellsystem - Buttons und Designelemente

#Farbe auswählen

1. Klicke auf das Farbfeld oder das Farbwähler-Symbol
2. Wähle eine Farbe aus:
   • Farbwähler - Klicke auf die gewünschte Farbe im Farbspektrum
   • Hex-Code - Gib den exakten Hex-Farbcode ein (z.B. #4CAF50 für Grün)
   • RGB-Werte - Gib die Rot-, Grün- und Blau-Werte ein
3. Bestätige die Auswahl

ToDo: Screenshot wird nachgereicht.

Beschreibung: Screenshot des Farbwählers mit hervorgehobener Farbauswahl und Hex-Code-Eingabe

#Tipps zur Farbwahl

• Lesbarkeit - Wähle eine Farbe mit gutem Kontrast zu weißem Hintergrund
• Wiedererkennung - Nutze deine Unternehmensfarbe
• Professionalität - Vermeide zu grelle oder unruhige Farben

Beliebte Farben:

Farbe	Hex-Code	Verwendung
Grün	#4CAF50	Bio-Höfe, Landwirtschaft
Blau	#2196F3	Handwerk, Dienstleistung
Orange	#FF9800	Lebensmittel, Energie
Rot	#F44336	Aktionen, Highlights
Braun	#795548	Naturprodukte, Holz

#Logo hochladen

Dein Firmenlogo erscheint in:

• E-Mail-Benachrichtigungen (Header)
• PDF-Dokumenten (optional, siehe Briefbogen)
• Endkunden-Bestellsystem (Header)

#Logo-Upload

1. Klicke auf Logo hochladen oder das Upload-Symbol
2. Wähle eine Bilddatei von deinem Computer
3. Bestätige den Upload

Anforderungen an das Logo:

Eigenschaft	Empfehlung
Dateiformat	PNG, JPG, SVG
Auflösung	Mindestens 300x100 Pixel
Dateigröße	Maximal 5 MB
Hintergrund	Transparent oder weiß

#🍪 Cookiewarnung im Endkunden-Shop

Der öffentliche Shop kann eine Cookiewarnung anzeigen, solange ein Kunde noch keine Entscheidung getroffen hat.

Der Kunde kann:

• Akzeptieren
• Ablehnen

Die Entscheidung wird im Browser gespeichert. Beim nächsten Laden wird die Warnung nicht erneut angezeigt, solange die Entscheidung vorhanden ist.

#Farben der Cookiewarnung

Die Cookiewarnung verwendet die Farben aus der Shop-/Setup-Konfiguration. Dadurch passt sie optisch zu deinem Shop.

#📄 Briefbogen für PDF-Dokumente

#Was ist ein Briefbogen?

Ein Briefbogen ist ein Hintergrundbild für deine PDF-Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine). Er enthält typischerweise:

• Dein Logo oben links oder mittig
• Firmenadresse und Kontaktdaten
• Designelemente (Linien, Farben)

#Briefbogen hochladen

Du kannst zwei Arten von Briefbögen hochladen:

#1. Briefbogen erste Seite (Briefbogen für erste Seite)

Wird für die erste Seite jedes PDF-Dokuments verwendet.

1. Klicke auf Briefbogen erste Seite hochladen
2. Wähle eine JPG- oder PNG-Datei
3. Bestätige den Upload

Anforderungen:

Eigenschaft	Empfehlung
Dateiformat	JPG, PNG
Auflösung	DIN A4 (210 x 297 mm bei 300 DPI)
Dateigröße	Maximal 10 MB
Design	Genug Freiraum für Inhalt lassen

ToDo: Screenshot wird nachgereicht.

Beschreibung: Beispiel eines Briefbogens mit Logo oben links und Firmeninformationen unten

#2. Briefbogen Folgeseiten (Briefbogen für Folgeseiten)

Optional: Wird für alle weiteren Seiten des Dokuments verwendet.

1. Klicke auf Briefbogen Folgeseiten hochladen
2. Wähle eine JPG- oder PNG-Datei
3. Bestätige den Upload

#Briefbogen aktivieren

Nach dem Upload wird der Briefbogen automatisch für alle neu generierten PDFs verwendet.

#Briefbogen testen

So überprüfst du, ob der Briefbogen korrekt angezeigt wird:

1. Lade den Briefbogen hoch
2. Generiere ein Test-PDF (z.B. eine Rechnung)
3. Öffne das PDF und prüfe die Darstellung

#Briefbogen entfernen

Um den Briefbogen zu entfernen:

1. Klicke auf das Löschen-Symbol neben dem hochgeladenen Briefbogen
2. Bestätige das Löschen

#🎯 Best Practices

#Empfehlungen für Firmeneinstellungen

#Stammdaten

• Vollständigkeit - Trage alle relevanten Daten ein
• Aktualität - Halte die Daten aktuell (z.B. bei Adressänderung)
• Konsistenz - Verwende die gleichen Daten wie auf deiner Website

#Corporate Design

• Einheitlichkeit - Nutze die gleichen Farben und Logos wie in anderen Medien
• Professionalität - Hochwertige Logos und gut gewählte Farben wirken professionell
• Lesbarkeit - Achte auf guten Kontrast und klare Darstellung

#Briefbogen

• Freiraum - Lasse genügend Platz für den Dokumentinhalt
• Druckqualität - Nutze hochauflösende Grafiken (300 DPI)
• Einfachheit - Ein übersichtlicher Briefbogen wirkt professioneller als ein überladener

#Testen und Überprüfen

1. Test-E-Mail - Versende eine Test-Benachrichtigung an dich selbst
2. Test-PDF - Generiere eine Test-Rechnung oder einen Lieferschein
3. Test-Shop - Prüfe das Endkunden-Dashboard mit deinen Einstellungen

#❓ Häufige Fragen

#Werden die Einstellungen sofort wirksam?

Ja, Änderungen werden sofort übernommen und für alle neu erstellten Dokumente, E-Mails und Seiten verwendet.

#Kann ich verschiedene Farben für verschiedene Zwecke einstellen?

Derzeit wird die Primärfarbe für alle Anwendungen verwendet. Separate Farben für verschiedene Bereiche sind in Planung.

#In welchem Format sollte mein Briefbogen sein?

JPG oder PNG im DIN A4-Format mit 300 DPI für optimale Druckqualität.

#Kann ich den Briefbogen für bestimmte Dokumente deaktivieren?

Nein, der Briefbogen wird aktuell für alle PDF-Dokumente verwendet, sobald er hochgeladen ist.

#Werden hochgeladene Bilder komprimiert?

Ja, Bilder werden für die Web-Darstellung optimiert, aber die Qualität bleibt für den Druck ausreichend.

#🔮 Ausblick

Geplante Erweiterungen der Firmeneinstellungen:

• Weitere Farben - Sekundärfarben und Akzentfarben
• Schriftarten - Auswahl von Unternehmensschriftarten
• Dokumentvorlagen - Verschiedene Designs für PDFs
• Wasserzeichen - Optional für Entwürfe oder interne Dokumente

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